Не важно чем вы занимаетесь, в большинстве случаев то и дело кажется, что времени в сутках попросту не хватает – настолько велик объем работы, которую необходимо сделать. Незаменимый сотрудник – это человек, который может справляться с необходимым объемом работы эффективно. Для того, чтобы увеличить производительность на работе, не жертвуя часами свободного времени и отдыха, достаточно соблюдать несколько простых правил.
1. Расставлять приоритеты
От расстановки приоритетов зависит скорость и эффективность выполнения заданий. Необходимо определить, какое из многочисленных дел на сегодня является самым важным – и начать с него. Для тех, кто предпочитает расписание, хорошим решением станет календарь с еженедельными или ежемесячными «дедлайнами». А для любителей списков эффективным способом расстановки приоритетов может стать список самых важных дел, составляемый в начале каждого дня. Расстановка приоритетов помогает существенно сэкономить время, сфокусировавшись на одном, самом важном на данный момент задании.
2. Уходить с работы в определенное время
Зная точное время ухода с работы, легче работать эффективнее – установка «дедлайна» в виде времени ухода с работы поможет определить, какое задание на настоящий момент является самым важным.
3. Планировать телефонные звонки
Вместо того, чтобы ежечасно отвлекаться на телефонные звонки в течение всего дня, лучше выбрать определенное время и разом отделаться ото всех переговоров по телефону. Необходимость прерваться на телефонный звонок во время выполнения важного задания сразу же отложит момент успешного завершения работы. Разумеется, выделяя время для телефонных переговоров, необходимо принять во внимание несколько моментов – в том числе разницу во времени и привычки собеседников. Кроме того, необходимо помнить, что все телефонные переговоры необходимо завершить до конца рабочего дня – иначе следующий день начнется с необходимости вновь отвлекаться на звонки.
4. Решать проблемы немедленно
Если какую-то проблему можно решить за несколько минут, лучше сделать это сразу же, не откладывая на несколько часов или на следующий рабочий день. Впрочем, таким подходом необходимо воспользоваться лишь в случае с заданиями, не требующими много времени для выполнения. А вот к серьезному проекту подходить с решимостью справиться за несколько минут нельзя ни в коем случае – с таким подходом важный проект так и не будет закончен.
5. Держать рабочий стол в порядке
От порядка на рабочем столе или в кабинете скорость и эффективность работы зависит не в последнюю очередь: даже на поиск необходимых документов уходит столь ценное рабочее время. От ненужных более документов и папок как на рабочем столе, так и на компьютере лучше избавиться сразу, оставив только то, что требуется, по меньшей мере, раз в день.
6. Установить собственное расписание
Распорядок рабочего дня у каждого из сотрудников индивидуален. Так, например, «жаворонки» с самыми сложными задачами гораздо эффективнее справляются с утра. А послеобеденные часы лучше посвятить рутине и монотонным заданиям – ближе к вечеру любители вставать пораньше, как правило, действуют «на автопилоте». Секрет эффективности – в том, чтобы заставить собственные привычки работать себе во благо.
7. Переосмыслить рутину
Практически каждому приходится выполнять задания, которые из-за частоты и схожести превратились в повседневную рутину. Хотя и кажется, что такие задания человек способен выполнять даже во сне, именно над ними стоит задуматься: действительно ли они выполняются максимально эффективно? Один из способов оценить собственную производительность – выяснить, как справляются с аналогичным заданием другие сотрудники. Возможно, у них есть чему поучиться.
8. Составить список задач
Постоянно обновляемый список актуальных задач – отличный способ убедиться в экономии рабочего времени. Все проблемы, требующие решения, необходимо включить в такой список, а в конце рабочего дня – составить аналогичный список на следующий день, чтобы не тратить время на обдумывание новых заданий утром. Список актуальных задач лучше всего всегда держать под рукой, вычеркивая завершенные задания.
9. Собрать всю информацию в одном месте
Не стоит тратить время, ища необходимые данные в компьютерных файлах, электронных письмах и памяти смартфона. Всю важную информацию необходимо собрать в одном, легко доступном месте – и обязательно сделать резервную копию.
10. E-mail против телефона
Электронная почта – эффективный инструмент, однако необходимо знать, как и когда им нужно пользоваться. Когда проблема требует диалога, написание электронных писем – лишь потеря времени. А вот рутинные задачи – например, подтверждение получения документов или запрос на поставку дополнительного оборудования – куда эффективнее решаются по электронной почте.
11. Минимизировать отвлекающие факторы
Все, что не касается работы, необходимо считать отвлекающим фактором – будь то обсуждение свежих сплетен с сотрудницами в офисной кухне, постоянная проверка личного электронного почтового ящика или не касающиеся работы разговоры по мобильному телефону.
